Qualiopi bilan de compétences 2026 : obligations et certification OF

Mis à jour en avril 2026

Les organismes qui réalisent des bilans de compétences doivent obligatoirement être certifiés Qualiopi pour accéder aux financements CPF. Le bilan de compétences est une action de formation spécifique avec ses propres exigences réglementaires (psychologue ou consultant certifié, 3 phases obligatoires, document de synthèse). Kaliopi.io vous aide à préparer votre dossier Qualiopi même pour cette activité.

Qualiopi est-elle obligatoire pour réaliser des bilans de compétences ?

Oui. Depuis la réforme de 2019, les organismes qui réalisent des bilans de compétences financés sur le CPF doivent obligatoirement être certifiés Qualiopi. Sans cette certification, vos bilans ne peuvent pas être éligibles au CPF.

→CPF obligatoire Qualiopi : un bilan de compétences CPF nécessite que l'OF soit certifié Qualiopi
→France Travail : les bilans financés via l'AIF (aide individuelle à la formation) exigent également Qualiopi
→OPCO : certains OPCO financent des bilans de compétences — Qualiopi requise
→Particuliers sur fonds propres : Qualiopi non obligatoire si le bénéficiaire paye lui-même
→FAF SE (fonds d'assurance formation travailleurs indépendants) : Qualiopi exigée
→Encadrement spécifique : les bilans de compétences relèvent du Code du Travail (articles L6313-4 et R6322-32 à R6322-38)

Les spécificités Qualiopi pour les bilans de compétences

Le bilan de compétences est une action de formation à part entière, soumise aux 32 indicateurs Qualiopi. Mais il présente des particularités réglementaires que les auditeurs connaissent bien.

→3 phases obligatoires : phase préliminaire (accord du bénéficiaire, définition des besoins), phase d'investigation (analyse compétences, aptitudes, motivations), phase de conclusions (document de synthèse)
→Durée maximale : 24 heures sur une période de 3 mois maximum
→Consentement du bénéficiaire : le bilan ne peut être réalisé sans accord exprès — les modalités doivent être documentées
→Document de synthèse : remis uniquement au bénéficiaire à l'issue du bilan — confidentialité stricte
→Compétences du consultant : l'indicateur 17 (compétences des intervenants) sera particulièrement scruté — justifiez votre expertise
→Entretien de suivi : à 6 mois après la fin du bilan — obligatoire et traçable (preuve pour l'indicateur 12/13)
→Convention : une convention tripartite (bénéficiaire + employeur + prestataire) est obligatoire si l'employeur finance

Quels documents préparer pour l'audit Qualiopi bilan de compétences ?

En plus des documents classiques Qualiopi, les auditeurs vérifient spécifiquement les documents propres au bilan de compétences. Voici la liste complète.

→Convention de bilan : accord tripartite si employeur financeur, ou accord bilatéral si financement CPF direct — indicateur 6
→Programme du bilan : description des 3 phases, méthodes utilisées (tests psychométriques, entretiens…), durée de chaque phase — indicateurs 1, 2, 3
→Consentement signé : formulaire d'accord explicite du bénéficiaire avant démarrage — indicateurs 3, 6
→Grilles d'entretien : outils structurés pour les phases d'investigation — preuves pédagogiques pour indicateurs 9, 10
→Document de synthèse type : modèle (sans données personnelles) montrant la structure de votre synthèse — indicateur 9
→Suivi à 6 mois : preuve des relances bénéficiaires pour l'entretien post-bilan — indicateur 13
→CV consultant : formation en psychologie, accompagnement, bilan (NRBC, Master RH, certification…) — indicateur 17
→Protocole confidentialité : procédure de conservation et destruction des données personnelles — indicateur 22

Comment organiser sa conformité Qualiopi pour les bilans de compétences ?

La clé pour les organismes bilan est de documenter chaque étape du processus et de tracer tous les échanges avec les bénéficiaires. Voici une organisation pratique.

→Dossier bénéficiaire : créez un dossier par bilan avec tous les documents signés, les notes d'entretien, les résultats des tests
→Agenda structuré : planifiez les 3 phases avec des dates précises et documentez chaque séance
→Questionnaire de satisfaction : à envoyer à la fin du bilan ET lors de l'entretien de suivi à 6 mois
→Grille d'auto-évaluation indicateurs : vérifiez votre conformité sur les 32 indicateurs au moins une fois par an
→Formation continue consultant : documentez vos propres formations pour l'indicateur 17 (compétences maintenues)
→Registre réclamations : tenez un registre même si vous n'avez jamais eu de réclamation — indicateur 22 exige cette procédure

Kaliopi.io pour les prestataires de bilan de compétences

Kaliopi.io accompagne les prestataires de bilan de compétences dans leur mise en conformité Qualiopi et la gestion administrative de leur activité.

→Conventions de bilan auto-générées : modèles bilatéraux et tripartites personnalisés à votre structure
→Suivi des bénéficiaires : relances automatiques pour les enquêtes de satisfaction et l'entretien à 6 mois
→BPF automatique : calcul de votre Bilan Pédagogique et Financier en incluant les bilans de compétences
→Tableau de bord conformité : vérification de vos 32 indicateurs Qualiopi en temps réel
→Émargement numérique : signature électronique pour chaque séance de bilan
→100% gratuit : idéal pour les consultants bilan indépendants qui démarrent

Points clés à retenir

Les organismes de bilan de compétences doivent être certifiés Qualiopi pour accéder au CPF et aux financements OPCO
Le bilan de compétences a des exigences spécifiques : 3 phases obligatoires, 24h maximum, document de synthèse confidentiel, suivi à 6 mois
Documents clés : convention de bilan, consentement signé, programme des 3 phases, document de synthèse type, CV consultant
L'indicateur 17 (compétences des intervenants) est particulièrement scruté — justifiez votre expertise en accompagnement
Kaliopi.io génère les conventions, suit les bénéficiaires et calcule le BPF — 100% gratuit pour les prestataires bilan

Questions fréquentes

Non, être psychologue n'est pas obligatoire légalement pour réaliser des bilans de compétences. Cependant, les auditeurs Qualiopi vérifient rigoureusement l'indicateur 17 (compétences des intervenants). Vous devez justifier d'une formation spécifique en accompagnement professionnel, bilan de compétences (NRBC, certification consultante bilan, Master RH, etc.) ou d'une expérience significative documentée.

Oui. Les bilans de compétences peuvent être réalisés entièrement à distance (visioconférence) et sont éligibles au CPF. Votre programme Qualiopi doit préciser les modalités distancielles et vous devez conserver les preuves des connexions. L'indicateur 5 (ressources mises à disposition) s'applique aussi au distanciel — précisez les outils utilisés (Zoom, Teams, plateforme dédiée).

La loi ne fixe pas de durée minimale, mais fixe un maximum de 24 heures réparties sur 3 mois. En pratique, les bilans de compétences durent entre 12 et 24 heures. Pour les auditeurs Qualiopi, une durée très courte (moins de 8-10 heures) peut questionner la qualité des 3 phases obligatoires — assurez-vous que votre programme justifie la durée par rapport aux objectifs.

Non. La confidentialité du document de synthèse est une obligation légale absolue : il n'appartient qu'au bénéficiaire. L'employeur ne peut pas y avoir accès, même s'il finance le bilan. Dans le cadre de Qualiopi, votre procédure de confidentialité (indicateur 22) doit explicitement prévoir cette protection. Vous pouvez transmettre à l'employeur une attestation de réalisation du bilan, mais pas son contenu.

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