Indicateur 14 Qualiopi : suivi des bénéficiaires | Guide 2026

Qu'est-ce que l'indicateur 14 Qualiopi ?

L'indicateur 14 du Référentiel National Qualité (RNQ) porte sur le suivi de la réalisation des prestations de formation. Il s'inscrit dans le critère 4 : 'L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en œuvre'. L'auditeur va vérifier que : - Le déroulement de la formation est suivi et documenté (feuilles d'émargement, compte-rendus) - Les éventuels incidents ou modifications sont tracés - La progression pédagogique est conforme au programme transmis au stagiaire - Le formateur assure un suivi individualisé des bénéficiaires - Les absences et retards sont gérés et documentés Cet indicateur est crucial car il constitue la preuve que la formation a bien eu lieu telle qu'annoncée. Sans ces preuves, un financeur (OPCO, Pôle Emploi, etc.) peut exiger le remboursement des fonds versés.

Feuilles d'émargement : obligations et bonnes pratiques

Les feuilles d'émargement (ou listes de présence) sont la preuve principale que la formation a bien eu lieu. **Obligations :** - Une feuille par demi-journée de formation (ou par séquence pour les FOAD) - Signature de chaque stagiaire présent - Signature du formateur - Mention de la date, des horaires, du titre de la formation **Formats acceptés :** - Papier signé (à numériser pour conservation) - Signature électronique (valeur légale équivalente si outil conforme) - Export de plateforme LMS pour les formations à distance **Durée de conservation :** Les feuilles d'émargement doivent être conservées a minima 5 ans. Pour les formations financées par les OPCO, la durée peut être plus longue — vérifier avec votre OPCO. **Cas particuliers :** - Stagiaire absent : noter l'absence (et la motiver si possible) — ne pas faire signer à la place du stagiaire - Formation à distance synchrone : export de présence de l'outil de visioconférence - Formation asynchrone (e-learning) : export des données de connexion et de progression de la plateforme

Suivi de la progression pédagogique

Au-delà de la simple présence, l'indicateur 14 attend une démonstration du suivi pédagogique individuel. **Documents attendus :** 1. **Journal de formation / compte-rendu de session** Description de ce qui a été réellement enseigné lors de chaque séance, comparé au programme prévu. Tout écart doit être justifié. 2. **Grille de progression individuelle** Pour les formations longues ou en alternance, un tableau de suivi par bénéficiaire est recommandé : compétences visées, avancement, points à renforcer. 3. **Évaluations en cours de formation** QCM, mises en situation, exercices corrigés... Ces éléments prouvent que le formateur vérifie les acquis en cours de formation (lié à l'indicateur 8 sur l'évaluation des acquis). **Pour les petits OF :** Un simple email récapitulatif après chaque séance (envoyé au bénéficiaire) constitue une preuve valable de suivi.

Gestion des incidents et modifications de programme

L'indicateur 14 attend également que les incidents soient documentés et gérés. **Types d'incidents à documenter :** - Annulation ou report d'une séance (raisons, communication aux stagiaires) - Remplacement d'un formateur - Modification du programme ou du contenu (et raison de la modification) - Abandon d'un bénéficiaire en cours de formation - Problème technique en FOAD (panne, indisponibilité de la plateforme) **Comment documenter :** - Email d'information envoyé aux bénéficiaires en cas de modification - Note interne décrivant l'incident et les mesures prises - Avenant à la convention de formation si la modification est substantielle **Abandons en cours de formation :** Un bénéficiaire qui abandonne doit faire l'objet d'un suivi particulier : 1. Identifier la raison de l'abandon (entretien téléphonique recommandé) 2. Envoyer un questionnaire d'abandon (Kaliopi l'automatise) 3. Conserver la trace de la démarche 4. Communiquer au financeur si nécessaire

Bilan de fin de formation et attestation

La clôture de chaque formation est un moment clé pour l'indicateur 14. **Documents à produire à la fin de chaque formation :** 1. **Attestation de fin de formation** Document remis à chaque bénéficiaire ayant suivi la formation. Elle doit mentionner : nom du bénéficiaire, intitulé de la formation, dates, durée, objectifs atteints. 2. **Attestation d'assiduité (ou de présence)** Distincte de l'attestation de compétences, elle certifie simplement la présence effective. 3. **Fiche d'évaluation de la formation (satisfaction)** Questionnaire de satisfaction rempli par les bénéficiaires — lié à l'indicateur 9 sur la satisfaction. 4. **Compte-rendu de fin de formation** Synthèse du déroulé, des éventuels écarts par rapport au programme, et des points d'amélioration identifiés. Ce document sert de base à l'amélioration continue (indicateurs 29-32). **Calendrier recommandé :** - J0 (dernier jour) : émargement final + questionnaire de satisfaction - J+5 : envoi de l'attestation par email - J+30 : envoi du questionnaire de satisfaction à froid (optionnel mais valorisé)

Comment Kaliopi vous aide sur l'indicateur 14

Kaliopi automatise le suivi des sessions de formation : - **Émargements électroniques** : envoi automatique du lien de signature aux stagiaires, archivage immédiat - **Suivi des présences** : tableau de bord en temps réel par session et par bénéficiaire - **Gestion des absences** : alerte automatique si un stagiaire ne signe pas - **Questionnaires d'abandon** : envoyés automatiquement en cas de décrochage détecté - **Attestations** : générées automatiquement à la fin de chaque formation - **Historique complet** : toutes les actions tracées et exportables pour l'audit Plus de paperasse manuelle, conformité Qualiopi garantie. Testez gratuitement sur kaliopi.io.

Points clés à retenir