Indicateur 3 Qualiopi : handicap, accessibilité et référent handicap en 2026

Mis à jour en avril 2026

L'indicateur 3 Qualiopi impose à votre organisme de formation de préciser les conditions d'accueil et d'accompagnement des bénéficiaires en situation de handicap. Vous devez désigner un référent handicap, adapter vos locaux et pédagogie si nécessaire, et formaliser votre démarche dans vos documents. Kaliopi.io vous aide à structurer et prouver votre conformité sur cet indicateur souvent sous-estimé.

Qu'est-ce que l'indicateur 3 Qualiopi ?

L'indicateur 3 appartient au Critère 1 du référentiel Qualiopi. Il vérifie que votre organisme de formation a pris des dispositions concrètes pour accueillir et accompagner les bénéficiaires en situation de handicap. C'est l'un des indicateurs les plus fréquemment sanctionnés lors des audits, car beaucoup d'OF le traitent de manière superficielle. L'auditeur ne vérifie pas que vous êtes un expert du handicap, mais que vous avez une démarche structurée et sincère.

→Critère 1, indicateur 3 du référentiel national Qualité (RNQ) — obligatoire pour tous les OF
→Applicable quel que soit votre secteur, votre taille ou vos locaux
→Concerne les formations en présentiel, distanciel et en alternance
→L'auditeur vérifie l'existence d'un référent handicap et la formalisation de la démarche
→Non-conformité fréquente : OF qui cochent la case sans démarche réelle ni contact référent opérationnel
→Loi n°2005-102 du 11 février 2005 : obligation légale d'accessibilité renforcée par la réforme de la formation 2018

Le référent handicap : qui, quoi, comment ?

Depuis la loi du 5 septembre 2018 (loi 'Avenir professionnel'), tout organisme de formation est tenu de désigner un référent handicap. Ce référent est la personne vers qui se tournent les apprenants en situation de handicap pour obtenir un accompagnement adapté. Pour les petites structures, il peut s'agir du responsable pédagogique ou du dirigeant lui-même.

→Désignation obligatoire : le référent handicap doit être nommé et ses coordonnées communiquées aux bénéficiaires
→Compétences requises : sensibilisation au handicap, connaissance des acteurs locaux (AGEFIPH, Cap Emploi, RQTH)
→Mission principale : être l'interlocuteur de premier niveau — écouter, orienter, adapter et coordonner
→Réseau à constituer : liens avec des prestataires d'adaptation (transcription, LSF, sous-titrage, logiciels spécialisés)
→Pour les formateurs indépendants : vous pouvez être votre propre référent, mais vous devez le formaliser par écrit
→Formation recommandée : modules de sensibilisation handicap disponibles gratuitement via les OPCO
→Coordonnées à afficher : sur votre site internet, dans votre livret d'accueil et dans vos documents de préinscription

Quelles preuves apporter lors de l'audit pour l'indicateur 3 ?

L'auditeur Qualiopi attend des preuves concrètes que votre démarche handicap est réelle et opérationnelle. Un simple texte générique dans votre livret d'accueil ne suffit pas. Voici les éléments documentaires attendus.

→Fiche de désignation du référent handicap : nom, coordonnées, périmètre de sa mission (document interne signé)
→Mention sur votre site internet et vos supports de communication : 'Pour toute situation de handicap, contactez [Prénom NOM] au [email/téléphone]'
→Livret d'accueil ou guide stagiaire : section dédiée au handicap avec coordonnées du référent et démarche d'adaptation
→Grille d'entretien de positionnement : question explicite sur les besoins spécifiques liés au handicap
→Procédure d'adaptation : document décrivant comment vous adaptez vos formations (délais, supports, locaux, rythme)
→Preuves d'adaptation effectives si vous avez eu des stagiaires concernés : emails d'échange, convention modifiée, compte-rendu d'entretien
→Liens avec l'écosystème handicap : référencement auprès d'un réseau GESAT, Handiwork, ou partenariat Cap Emploi

Comment adapter concrètement vos formations aux personnes en situation de handicap ?

L'adaptation ne signifie pas que vous devez tout refaire. L'essentiel est d'avoir une démarche : identifier les besoins au cas par cas, trouver les solutions adaptées, et les formaliser. Voici les principales adaptations que les OF peuvent mettre en œuvre.

→Troubles DYS (dyslexie, dyspraxie) : polices adaptées (OpenDyslexic), documents aérés, temps supplémentaire pour les évaluations, supports audio
→Déficience visuelle : documents en braille ou grands caractères, compatibilité avec les lecteurs d'écran (NVDA, JAWS), police sans-serif minimum 14pt
→Déficience auditive : sous-titrage des vidéos, interprète LSF sur demande, support écrit systématique, induction magnétique si présentiel
→Troubles moteurs : accessibilité physique des locaux (rampe, ascenseur), formations à distance, mise à disposition de matériel adapté
→Troubles psychiques : entretiens individuels de suivi, flexibilité dans le rythme, communication bienveillante, référence vers un soutien psychologique
→Maladies chroniques : aménagement des horaires, pauses régulières, possibilité de suivre en distanciel partiel
→Pour le distanciel : vérifier l'accessibilité de votre plateforme LMS — critères RGAA (Référentiel général d'amélioration de l'accessibilité)

Comment Kaliopi.io vous aide à satisfaire l'indicateur 3 ?

Kaliopi.io intègre les éléments de l'indicateur 3 directement dans vos documents et votre espace en ligne, pour que votre conformité soit visible et prouvable sans effort supplémentaire.

→Fiche organisme : champ dédié au référent handicap (nom, email, téléphone) — affiché automatiquement sur vos supports
→Livret d'accueil généré automatiquement : section handicap pré-rédigée avec vos coordonnées référent, personnalisable
→Convention de formation : mention des conditions d'accès PMR et des modalités d'adaptation, générée automatiquement
→Questionnaire de positionnement : question sur les besoins spécifiques incluse par défaut
→Portail stagiaire : information sur le référent handicap visible dès la connexion
→Check-list audit Qualiopi : indicateur 3 avec les éléments à vérifier avant votre audit

Les erreurs fréquentes qui génèrent des non-conformités sur l'indicateur 3

L'indicateur 3 donne lieu à de nombreuses non-conformités, même chez des OF sérieux. Voici les pièges les plus fréquents à éviter avant votre audit Qualiopi.

→Référent handicap non identifiable : le nom et les coordonnées ne sont pas visibles dans les documents
→Démarche générique : copier-coller de texte standard ('nous nous engageons à accueillir les PSH') sans procédure concrète
→Locaux inaccessibles sans solution alternative : si vos locaux ne sont pas PMR, vous devez proposer une alternative (distanciel, autre lieu)
→Questionnaire de positionnement sans question handicap : l'identification des besoins doit être systématique, pas optionnelle
→Référent handicap injoignable : une adresse email générique non surveillée ne constitue pas un référent opérationnel
→Pas de preuves d'adaptation pour les stagiaires concernés : si vous avez eu des cas, les adaptations doivent être tracées
→Site internet non conforme RGAA : pour les OF qui font du distanciel, l'accessibilité numérique peut être auditée

Points clés à retenir

L'indicateur 3 exige un référent handicap désigné, visible et joignable — nom et coordonnées dans tous vos documents
L'adaptation au handicap est une démarche au cas par cas : identifier les besoins à chaque inscription, pas un dispositif universel à créer
Les preuves clés : fiche référent, section livret d'accueil, question positionnement, procédure d'adaptation
L'erreur la plus fréquente : une mention générique sans procédure ni coordonnées opérationnelles — l'auditeur le repère immédiatement
Kaliopi.io intègre automatiquement le référent handicap dans tous vos documents Qualiopi, gratuitement

Questions fréquentes

Non. L'indicateur 3 ne demande pas une expertise pointue du handicap. Il exige une démarche : savoir qui contacter dans votre organisme, comment identifier les besoins à l'inscription, et quelles adaptations sont possibles. Pour les besoins complexes que vous ne pouvez pas traiter seul, votre rôle est d'orienter vers les bons acteurs (Cap Emploi, AGEFIPH, prestataires spécialisés).

Oui, absolument. Pour les formateurs indépendants et les micro-OF, le dirigeant peut être le référent handicap. L'essentiel est de formaliser cette désignation par écrit (fiche de poste ou déclaration interne), d'afficher vos coordonnées sur vos supports, et d'avoir une procédure d'adaptation documentée. L'auditeur ne s'attend pas à une structure RH dédiée dans une TPE.

Non. L'indicateur 3 n'exige pas que vos locaux soient PMR, mais que vous ayez une solution pour accueillir une personne en situation de handicap moteur. Cette solution peut être : proposer la formation en distanciel, louer une salle accessible, ou s'associer avec un autre OF qui dispose de locaux adaptés. L'important est d'avoir formalisé cette alternative dans votre procédure.

Il n'y a pas d'obligation légale explicite d'une mention handicap dans la convention. Cependant, beaucoup d'auditeurs apprécient de voir dans la convention les conditions d'accessibilité ou la référence au référent handicap. C'est une bonne pratique qui renforce la conformité globale sur le Critère 1.

C'est un cas courant et parfaitement gérable. Si un stagiaire ne souhaite pas déclarer, votre devoir est d'avoir posé la question (via le questionnaire de positionnement) et d'avoir proposé les adaptations disponibles. La preuve est dans le questionnaire complété et dans votre procédure documentée. Vous n'êtes pas responsable du refus de déclaration du stagiaire.

Gérez votre Qualiopi sans effort

Kaliopi produit vos documents, suit vos indicateurs et prépare votre audit — gratuitement, sans engagement.

Démarrer gratuitement