Créer un organisme de formation en 2026 : démarches, Qualiopi, outils — guide complet

Mis à jour en avril 2026

Créer un organisme de formation nécessite une déclaration d'activité auprès de la DREETS (NDA), la mise en conformité Qualiopi si vous souhaitez accéder aux financements publics, et des outils de gestion adaptés. Kaliopi.io vous accompagne dès le premier jour, gratuitement.

Les étapes pour créer un organisme de formation

Créer un organisme de formation (OF) est accessible à tout professionnel — formateur indépendant, consultant, auto-entrepreneur ou société. Les démarches sont relativement simples, mais le cadre légal est strict. Voici les étapes clés.

→1. Choisir votre statut juridique : auto-entrepreneur (micro-entreprise), EURL, SASU, SAS, SARL — chacun a ses avantages fiscaux et sociaux
→2. Déclarer votre activité de prestataire de formation : toute personne réalisant des actions de formation professionnelle doit enregistrer un premier acte pédagogique auprès de la DREETS
→3. Obtenir votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) : délivré dans les 30 jours suivant votre première action de formation — indispensable pour facturer et accéder aux financements
→4. Rédiger votre règlement intérieur : obligatoire pour tout OF quel que soit son effectif (article L6352-3 du Code du travail)
→5. Mettre en place vos documents obligatoires : convention de formation, programme, feuilles d'émargement, attestation de présence, règlement intérieur
→6. Obtenir la certification Qualiopi (optionnel mais indispensable pour financements publics) : nécessaire pour accéder aux fonds OPCO, CPF, France Travail
→7. S'enregistrer sur MonActivitéFormation (URSSAF) : obligatoire pour déposer votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF) annuel

La déclaration d'activité et le NDA : ce que vous devez savoir

Le Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) est le sésame de tout organisme de formation. Sans lui, vous ne pouvez pas légalement exercer une activité de formation professionnelle continue ni accéder aux financements mutualisés.

→Déclencheur : le NDA est obtenu après votre PREMIER acte pédagogique — une convention de formation signée avec un client suffit
→Démarche : déclaration sur monactiviteformation.urssaf.fr — entièrement dématérialisée, gratuite
→Délai : 30 jours après le premier acte pédagogique pour déposer la déclaration
→Documents requis : justificatif d'identité, extrait Kbis ou avis INSEE, attestation de premier acte pédagogique (convention + programme)
→Numéro reçu : dans les 30 jours suivant le dépôt complet du dossier
→Renouvellement annuel : dépôt du BPF (Bilan Pédagogique et Financier) avant le 30 avril chaque année — sous peine de retrait du NDA
→Attention : le NDA ne vous autorise PAS automatiquement à dispenser des formations éligibles au CPF — il faut Qualiopi en plus

Qualiopi : obligatoire pour accéder aux financements publics

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux fonds mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, Régions). Sans Qualiopi, vous pouvez former mais uniquement sur fonds propres de l'entreprise cliente.

→Financement OPCO (plan de compétences) : Qualiopi obligatoire depuis 2022
→CPF (Mon Compte Formation) : Qualiopi + certification RNCP/RS obligatoire
→France Travail (ex-Pôle Emploi) : Qualiopi obligatoire pour les marchés AIF et conventions régionales
→Financements Régions : Qualiopi obligatoire dans la très grande majorité des marchés
→Coût de la certification : 1 500 à 3 500€ selon l'organisme certificateur (Afnor, Bureau Veritas, SGS...)
→Durée de validité : 3 ans, avec un audit de surveillance à 18 mois
→Non-certifiants : les OFs non certifiants (formations sur fonds propres) n'ont PAS besoin de Qualiopi mais doivent respecter le Code du travail (NDA, documents)

Les documents obligatoires dès le premier jour

Même sans Qualiopi, tout organisme de formation doit respecter un socle documentaire minimal imposé par le Code du travail. Ces documents doivent être en place avant votre première formation.

→Règlement intérieur : obligatoire, définit les droits et obligations des stagiaires (discipline, absences, santé, sécurité)
→Convention de formation : contrat avec chaque client-employeur (mentions obligatoires : objectifs, durée, programme, prix, modalités d'évaluation)
→Programme de formation : objectifs, contenu, méthodes pédagogiques, modalités d'évaluation — doit être remis au stagiaire
→Feuilles d'émargement : signées par stagiaires et formateurs (demi-journée minimum) — preuve de réalisation
→Attestation de présence : remise au stagiaire à l'issue de la formation — document légal
→Questionnaire de satisfaction : non obligatoire légalement, mais indispensable pour Qualiopi (indicateurs 12/13)
→Évaluation des acquis : non obligatoire légalement hors CPF, mais recommandée et obligatoire Qualiopi (indicateurs 9/10)

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : une obligation annuelle

Chaque année avant le 30 avril, tout organisme de formation titulaire d'un NDA doit déposer son Bilan Pédagogique et Financier sur monactiviteformation.urssaf.fr. C'est la déclaration statistique annuelle de votre activité de formation.

→Deadline : 30 avril de chaque année — pas de dérogation possible
→Contenu : nombre de stagiaires, heures de formation, chiffre d'affaires formation, types de financements reçus
→Sanction : non-dépôt = retrait du NDA — vous ne pouvez plus exercer légalement
→Première année : si vous créez votre OF en 2026, votre premier BPF est à déposer le 30 avril 2027
→Remplissage : entièrement en ligne sur monactiviteformation.urssaf.fr avec votre NDA
→Préparation : Kaliopi.io génère automatiquement les données nécessaires à votre BPF tout au long de l'année
→Contrôle fiscal : le BPF peut être demandé par l'administration fiscale ou la DREETS lors d'un contrôle

Kaliopi.io : l'outil gratuit pour les nouveaux organismes de formation

Kaliopi.io a été conçu spécialement pour les formateurs indépendants et petits OFs qui créent leur activité. Toutes les fonctionnalités essentielles sont gratuites, sans limite de temps.

→Génération automatique de tous vos documents Qualiopi : convention, programme, émargement, attestation
→Export BPF automatique : votre Bilan Pédagogique et Financier calculé en un clic chaque 30 avril
→Émargements numériques : vos stagiaires signent depuis leur smartphone — plus de feuilles papier à gérer
→Questionnaires satisfaction : envoi automatique après chaque session
→Portail formateur : vos formateurs renseignent leurs informations et gèrent leurs sessions
→100% gratuit pour toutes les fonctionnalités Qualiopi essentielles — vs 75-225€/mois chez Digiforma, Dendreo, SmartOF
→Prêt en 5 minutes : pas de formation requise, interface intuitive

Points clés à retenir

La déclaration d'activité (NDA) est obligatoire dès le premier acte pédagogique — démarche gratuite sur monactiviteformation.urssaf.fr
Qualiopi est indispensable pour accéder aux financements OPCO, CPF et France Travail — mais pas obligatoire pour les formations sur fonds propres
Le BPF doit être déposé avant le 30 avril chaque année — non-dépôt = retrait du NDA
Un socle documentaire minimal est obligatoire dès le premier jour : règlement intérieur, convention, programme, émargements
Kaliopi.io gère toute la conformité documentaire Qualiopi gratuitement, dès la création de votre OF

Questions fréquentes

Oui, le statut d'auto-entrepreneur (micro-entreprise) est parfaitement compatible avec l'activité de formation professionnelle. Vous devez déclarer votre activité avec le code APE 8559A (autres enseignements) ou 8559B, puis obtenir votre NDA après votre première action pédagogique. Attention : le statut micro-entreprise limite votre chiffre d'affaires (77 700€ en 2026 pour les prestations de services). Si vous souhaitez la certification Qualiopi, elle est tout à fait accessible en micro-entreprise.

La déclaration d'activité (NDA) est gratuite. Les coûts à prévoir sont : la rédaction de vos documents obligatoires (règlement intérieur, convention-type — à faire soi-même ou avec l'aide d'un juriste : 0 à 500€), les outils de gestion (Kaliopi.io est gratuit, Digiforma coûte 99€/mois), et la certification Qualiopi si vous en avez besoin (1 500 à 3 500€ selon l'organisme certificateur). Au total, vous pouvez démarrer légalement pour moins de 200€ en utilisant des outils gratuits comme Kaliopi.io.

Non, Qualiopi n'est pas obligatoire pour créer un OF et exercer légalement. Vous pouvez former sans Qualiopi si vos clients financent les formations sur leurs fonds propres (sans passer par un OPCO, le CPF ou France Travail). Qualiopi devient obligatoire dès que vous souhaitez accéder aux financements mutualisés. Pour les formateurs débutants qui forment principalement des particuliers ou des TPE, il est tout à fait envisageable de démarrer sans Qualiopi et de l'obtenir après quelques mois d'activité.

Un organisme de formation certifiant dispense des formations menant à une certification enregistrée au RNCP (diplômes) ou au Répertoire Spécifique (RS). Il doit être habilité par France Compétences pour chaque certification. Un OF non-certifiant dispense des formations professionnelles continues sans délivrer de certification officielle. La quasi-totalité des petits OFs et formateurs indépendants sont non-certifiants. Kaliopi.io est conçu spécifiquement pour les OFs non-certifiants.

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