Formation intra-entreprise et Qualiopi : obligations, preuves et outils en 2026

Formation intra-entreprise : définition et spécificités Qualiopi

Une formation intra-entreprise est dispensée dans les locaux du client (ou à distance) pour les seuls collaborateurs de cette entreprise. Par opposition à la formation inter-entreprises, où des apprenants de différentes organisations se retrouvent chez l'organisme de formation. Les deux types sont soumis à Qualiopi.

• →Formation intra : dispensée pour une seule entreprise, dans ses locaux ou en distanciel dédié
• →Formation inter : apprenants de différentes entreprises, souvent dans les locaux de l'OF
• →Dans les deux cas : si financement public (OPCO, CPF, plan formation), Qualiopi est obligatoire
• →Spécificité intra : le programme peut être personnalisé pour l'entreprise cliente — c'est un avantage commercial mais une exigence Qualiopi (indicateur 7)
• →Sur site client : l'émargement, l'évaluation et la satisfaction doivent être collectés même en dehors de vos locaux
• →Numéro de déclaration d'activité (NDA) : vous restez l'organisme de formation, même si la formation se déroule chez votre client

Obligations Qualiopi en formation intra-entreprise

En formation intra, vous êtes l'organisme de formation certifié Qualiopi — pas votre client. C'est donc à vous de produire et de conserver les preuves, même si la formation se déroule dans les locaux de votre client.

• →Convention de formation : obligatoire, établie entre votre OF et l'entreprise cliente (pas un simple bon de commande)
• →Programme de formation : doit être transmis à l'entreprise avant la formation, avec objectifs, méthodes et durée
• →Feuilles d'émargement : signées par chaque apprenant à chaque demi-journée, même en formation intra
• →Questionnaire de positionnement : à faire remplir par les apprenants avant la formation (indicateur 7)
• →Évaluation des acquis : quiz, mise en situation ou exercice final — prouver que les objectifs sont atteints (indicateurs 9 et 10)
• →Questionnaire de satisfaction : à envoyer à chaque apprenant à l'issue de la formation (indicateur 12)
• →Attestation de fin de formation : à remettre à chaque apprenant (et à l'entreprise si demandé)
• →Rapport de formation : synthèse des résultats de la formation pour l'entreprise cliente

Formation intra et financement OPCO : ce que vérifie l'OPCO

Quand une entreprise fait prendre en charge une formation intra par son OPCO, l'OPCO peut demander à vérifier les preuves de réalisation. Votre certification Qualiopi est souvent une condition de prise en charge.

• →Prise en charge OPCO : la plupart des OPCO exigent que l'organisme de formation soit certifié Qualiopi pour prendre en charge une formation intra
• →Documents exigés par les OPCO : convention de formation, feuilles d'émargement signées, attestation de fin de formation, programme
• →Délai de transmission : les pièces justificatives doivent souvent être transmises dans les 30 jours suivant la fin de la formation
• →Contrôle a posteriori : un OPCO peut demander à vérifier les preuves plusieurs mois après la formation — conservez-les au moins 5 ans
• →Refus de prise en charge : si les preuves sont insuffisantes ou si votre certification Qualiopi est expirée, l'OPCO peut refuser le remboursement
• →Bon de commande vs convention : un simple bon de commande ne suffit pas — une convention de formation signée est obligatoire

Comment Kaliopi.io simplifie la gestion des formations intra

Kaliopi.io est conçu pour les organismes qui dispensent des formations intra-entreprise. La plateforme permet de gérer la conformité Qualiopi depuis n'importe où — y compris chez votre client.

• →Émargement numérique : les apprenants signent depuis leur téléphone — pas besoin de papier sur site client
• →Envoi par email : les questionnaires de positionnement, satisfaction et évaluation sont envoyés automatiquement
• →Multi-sessions : une formation intra peut se dérouler sur plusieurs jours — Kaliopi.io gère les sessions multiples
• →Convention et programme générés : téléchargez vos documents en PDF depuis la plateforme
• →Portail formateur : votre formateur intervenant peut accéder à ses sessions depuis son téléphone, sur site
• →Attestations automatiques : générées à l'issue de chaque session, envoyées aux apprenants ou téléchargeables
• →Gratuit pour l'essentiel — 0€ pour les fonctionnalités Qualiopi de base

Erreurs fréquentes en formation intra-entreprise face à Qualiopi

La formation intra génère des erreurs spécifiques dans la gestion de la conformité Qualiopi. Voici les plus fréquentes et comment les éviter.

• →Erreur 1 : ne pas faire signer les émargements parce que la formation est 'chez le client' — l'émargement est obligatoire quel que soit le lieu
• →Erreur 2 : confondre le bon de commande de l'entreprise avec une convention de formation — deux documents distincts obligatoires
• →Erreur 3 : ne pas envoyer le questionnaire de positionnement avant la formation — souvent oublié pour les intra urgentes
• →Erreur 4 : remettre une attestation à l'entreprise sans en remettre une à chaque apprenant individuellement
• →Erreur 5 : ne pas adapter le programme de formation au contexte de l'entreprise cliente — l'indicateur 7 exige une personnalisation
• →Erreur 6 : ne pas recueillir la satisfaction des apprenants parce que c'est le service RH qui a commandé — les apprenants doivent répondre individuellement
• →Solution : numérisez vos processus pour que les preuves soient collectées automatiquement, même sur site client

Points clés à retenir