Critère 5 — Qualification et développement des compétences des personnels

Indicateur 21 : Compétences des intervenants

Rédigé avec Christelle Charrier-Robelin, consultante Qualiopi et évaluatrice technique COFRAC — Mis à jour le 11 avril 2026

L'indicateur 21 du referentiel Qualiopi impose a l'organisme de formation d'identifier les competences necessaires a chaque prestation, de selectionner des intervenants qualifies et de s'assurer de leur maitrise effective (Decret n° 2019-565 du 6 juin 2019). L'auditeur verifie que les profils requis sont definis en amont et en adequation avec les actions de formation. Tout ecart, meme ponctuel, entraine automatiquement une non-conformite majeure.

Description de l'indicateur

L'indicateur 21 ouvre le critere 5 du referentiel national qualite, dedie a la qualification et au developpement des competences des equipes en charge des prestations (Guide de lecture du referentiel national qualite, V9). C'est un point critique de l'audit : le moindre manquement, meme isole, genere une non-conformite majeure. L'organisme doit apporter la preuve de trois capacites : identifier les competences indispensables a chaque action de formation, affecter des intervenants qui en disposent, et verifier que ces competences sont reellement maitrisees. Cette triple exigence vaut pour les intervenants internes (salaries, dirigeants, vacataires) comme pour les prestataires externes (sous-traitants lies par un contrat de service). La conformite passe par la formalisation de l'analyse des besoins en competences, la description du processus de recrutement et d'integration des nouveaux collaborateurs. Les CV des intervenants doivent etre actualises et en coherence avec les formations qu'ils animent. Les parcours de formation initiale et continue des formateurs doivent etre documentes, de meme que les actions de sensibilisation a l'accueil des personnes en situation de handicap. L'indicateur couvre egalement la mise en place de temps d'echange de pratiques entre pairs, l'elaboration d'un plan de montee en competences, et la garantie d'une pluridisciplinarite au sein des equipes (par leur composition ou par la capacite a mobiliser des experts externes). Pour les bilans de competences (CBC), l'organisme doit s'assurer que l'intervenant detient les certifications requises pour administrer les tests psychotechniques. Pour la VAE, les accompagnateurs doivent justifier d'une formation a l'analyse des referentiels de certifications et a la methodologie d'accompagnement. Le glossaire du guide de lecture precise que « mobiliser les competences » designe la capacite a solliciter les bonnes competences pour la bonne prestation. Il ne suffit donc pas de stocker des CV : l'OF doit demontrer un processus actif de selection et d'affectation des intervenants en fonction des specificites de chaque formation.

Ce que vérifie l'auditeur

Formalisation des competences attendues pour chaque type de prestation
Processus de recrutement et de selection des intervenants internes et sous-traitants
CV actualises des formateurs, en coherence avec les actions dispensees
Controle par l'organisme de la maitrise effective des competences de chaque intervenant
Dispositif d'accueil et d'integration des nouvelles recrues
Programme de developpement des competences des intervenants
Actions de sensibilisation du personnel a l'accueil des PSH
Pluridisciplinarite des equipes ou recours avere a des experts complementaires
Pour les CBC : certifications des personnes qui administrent les tests psychotechniques
Pour la VAE : formation des accompagnateurs a l'analyse des referentiels et a la methodologie

Preuves attendues

Cartographie des competences requises et fiches de poste
Description du processus de recrutement et de selection
CV a jour de chaque intervenant, interne ou externe
Copies de diplomes, certifications et attestations de formation continue
Procedure d'accueil et de tutorat des nouveaux intervenants
Comptes rendus d'entretiens professionnels
Plan de developpement des competences
Traces de sessions d'echange de pratiques entre formateurs
Justificatifs de sensibilisation a l'accueil du public en situation de handicap
Contrats de sous-traitance mentionnant les competences exigees
Tableau de competences croisant intervenants et domaines d'expertise

Non-conformités fréquentes

Non-conformités majeures

Competences requises pour les prestations non definies ni formalisees
CV des formateurs manquants, perimes ou sans rapport avec les formations animees
Absence de tout processus de verification de la maitrise des competences
Recrutement ou selection des sous-traitants sans critere de competence identifiable
Personnel non sensibilise a l'accueil des personnes en situation de handicap
Pour les CBC : intervenant depourvu de certification pour les tests psychotechniques
Pour la VAE : accompagnateurs sans formation aux referentiels ni a la methodologie d'accompagnement

En pratique : exemple d'audit

Lors d'un audit de renouvellement, l'auditeur demande a consulter les justificatifs de competences des formateurs affectes aux sessions controlees. Pour un intervenant externe charge d'un module « Securite incendie », aucun CV recent, aucun diplome ni aucune attestation d'experience dans ce domaine n'est disponible. De plus, aucune evaluation post-intervention n'a ete realisee. L'auditeur prononce une non-conformite majeure pour defaut d'identification et de controle des competences.

Conseils pratiques

Redigez une fiche de competences par type de formation, couvrant les dimensions technique, pedagogique et reglementaire
Regroupez CV et justificatifs de tous vos intervenants dans un dossier unique avec une date de derniere mise a jour
Etablissez une grille de selection des sous-traitants integrant la verification prealable de leurs competences
Organisez des reunions periodiques d'echange de pratiques entre formateurs et conservez les comptes rendus
Tracez chaque action de formation continue suivie par vos intervenants (stages, colloques, certifications)
Archivez les preuves de sensibilisation de vos equipes a l'accueil des PSH (attestations, supports utilises)
Lors de l'arrivee d'un nouvel intervenant, mettez en place un parcours d'integration avec tutorat ou immersion

Comment Kaliopi vous aide

Gestion des formateurs et qualifications

Kaliopi regroupe le dossier complet de chaque formateur : CV, diplomes, certifications, domaines d'expertise. Le suivi des competences permet de tracer les formations continues, les echanges de pratiques et les entretiens professionnels. Une matrice croisant intervenants et specialites facilite l'affectation aux sessions en fonction des competences requises.

Références légales

Article L.6316-1 du Code du travail (obligation de certification qualité)
Article L.6316-3 du Code du travail (référentiel national qualité)
Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national qualité
Article R.6316-1 du Code du travail (critères du référentiel national qualité)

Questions fréquentes

La competence des intervenants est jugee determinante pour la qualite des formations. Le guide de lecture classe l'indicateur 21 parmi les points critiques du referentiel : le moindre ecart, meme partiel, debouche sur une non-conformite majeure. Aucune graduation n'est prevue, et toute NC majeure doit etre levee dans un delai de trois mois.

Un intervenant solo doit constituer son propre dossier de preuves : CV a jour, diplomes et certifications, attestations de formation continue, et tout element demontrant sa maitrise des sujets enseignes. Il doit aussi montrer qu'il entretient ses competences dans la duree. Etre seul ne dispense pas de formaliser l'analyse des competences requises pour chaque prestation.

Au minimum : un CV actualise, les diplomes et certifications en rapport avec la prestation confiee, et des attestations de formation continue recentes. Le contrat de sous-traitance doit lister les competences exigees. Il est fortement recommande de verifier ces elements avant la premiere intervention et de conserver les preuves de cette verification.

L'indicateur 21 couvre l'identification, la mobilisation et le controle des competences existantes des intervenants : l'enjeu est de s'assurer que les bonnes personnes sont sur les bonnes formations. L'indicateur 22 porte sur l'entretien et le renforcement de ces competences dans le temps : plan de formation, entretiens, partage de pratiques. Les deux sont indissociables et generent chacun des non-conformites majeures.

Deux voies sont possibles : constituer des equipes aux profils complementaires (expertise technique, pedagogique, sectorielle), ou demontrer la capacite a faire appel a des experts exterieurs lorsque la prestation l'exige. Un formateur independant peut se contenter de prouver qu'il sait mobiliser des ressources complementaires en cas de besoin.

L'indicateur 21 cible en priorite les intervenants qui realisent les prestations de formation. Neanmoins, le critere 5 dans sa globalite englobe tous les personnels qui y contribuent. Les fonctions d'encadrement, de coordination pedagogique et de support sont donc egalement soumises a l'exigence de competence.

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